Rif. 19/2025 Assistente Personale a un Manager di Alto Profilo e alla sua Famiglia (Contesto Internazionale)
📌 Descrizione del Lavoro
Famiglia residente all’estero in procinto di trasferirsi in Italia a settembre, è alla ricerca di una/un Assistente Personale affidabile, discreta/o e altamente organizzata/o, in grado di supportare il manager con incarichi di alto livello, sia sul piano lavorativo che familiare.
Il ruolo richiede eccezionali capacità organizzative, riservatezza, flessibilità e sensibilità interculturale. L’assistente funge da filtro, intermediario e coordinatore tra il manager, la sua famiglia e i molteplici interlocutori esterni, garantendo una gestione fluida e riservata sia degli impegni professionali che delle necessità familiari.
💼 Responsabilità Principali (Professionali)
Gestione di Calendario e Agenda
- Gestione dell’agenda del manager, con pianificazione di riunioni, appuntamenti e viaggi.
- Coordinamento con interlocutori aziendali, istituzionali e internazionali.
- Supervisione attenta e capacità di anticipare eventuali variazioni operative
Coordinamento Viaggi e Logistica
- Organizzazione di viaggi nazionali e internazionali: voli, alloggi, trasferimenti, itinerari.
- Predisposizione di briefing completi, comprensivi di agenda e documentazione di supporto
- Adattamento rapido a modifiche dell’ultimo minuto e gestione delle spese.
Supporto a Riunioni ed Eventi
- Predisposizione dei materiali, redazione dei verbali e supporto nelle attività successive alle riunioni.
- Coordinamento eventi aziendali, appuntamenti strategici e riunioni private.
Supporto Amministrativo
- Gestione spese e documenti riservati.
- Archiviazione sicura di file e pratiche sensibili.
- Attività di segreteria ad hoc, svolte con precisione e cura formale nella gestione dei contenuti.
🏡 Responsabilità Principali (Familiari e Personali)
Gestione dell’Agenda Familiare
- Coordinamento di appuntamenti familiari, attività scolastiche e spostamenti.
Organizzazione Domestica
- Contatto con fornitori locali, servizi di manutenzione, pulizie e gestione della casa.
Viaggi e Eventi Privati
- Pianificazione logistica di trasferte e vacanze familiari.
- Supporto nell’organizzazione di eventi, cene o ricorrenze speciali.
Relazioni Esterne
- Punto di riferimento con scuole, medici, assicurazioni e altri interlocutori locali.
Progetti Speciali
- Assistenza a progetti specifici come trasferimenti, ristrutturazioni o attività benefiche.
Attività di Supporto Quotidiano
- Commissioni, acquisti personali, gestione di piccoli budget e assistenza varia.
Tutela della Riservatezza
- Trattamento con assoluta discrezione delle informazioni personali e familiari.
🎓 Requisiti e Competenze
🎯 Hard Skills
- Pregressa esperienza in ruoli simili (Personal Assistant, house manager, responsabile/coordinatrice/ore gestione domestica)
- Familiarità con strumenti digitali: Microsoft Office, Google Suite, app per la pianificazione
- Ottime capacità di comunicazione in italiano e inglese (altre lingue un plus)
- Patente di guida valida e autonomia negli spostamenti
- Conoscenza del contesto locale
🌱 Soft Skills
- Eccellente capacità organizzativa e gestione autonoma del tempo
- Discrezione, affidabilità, spirito pratico e orientamento alla risoluzione
- Abilità interculturali
- Flessibilità oraria, anche serale o nei fine settimana, e disponibilità ai viaggi
🧾 Formazione & Requisiti Aggiuntivi
- Diploma di scuola superiore (laurea o certificazioni in project management, ospitalità o simili preferite)
- Referenze e controlli di background richiesti
- Capacità di gestire informazioni riservate con professionalità assoluta
- 📍 Luogo: Milano
🕒 Tipo di impiego: Part-time al 30% (potrebbe arrivare fino al 50%)
📌 Il contratto e il pacchetto retributivo saranno definiti in sede di colloquio, in base all’esperienza e al profilo della persona selezionata.